Son varios los elementos esenciales para un contrato de donación; algunos pueden ser específicos para el repositorio donde se donarán los materiales. El típico contrato de donación identifica al donante, transfiere la propiedad legal de los materiales al repositorio, establece disposiciones para su uso, especifica la pertenencia de los derechos de propiedad intelectual e indica lo que el repositorio debería hacer con los materiales no queridos. Si usted tiene alguna duda con respecto a la redacción del contrato de donación, pida una explicación al representante del archivo o a su abogado.

Si usted creó y/o coleccionó los materiales que está donando, todo lo que se necesita en esta sección es su nombre legal completo.

Si usted está actuando en nombre de alguien quien creó y/o coleccionó los materiales, incluya información sobre su relación con esa persona o entidad. Usted podría expresar que es, por ejemplo, hermana, sobrino, hijo, o agente de negocios.

Si usted no es el creador de los materiales, el repositorio puede pedirle que explique cómo y por qué tiene la autoridad de donarlos. El repositorio proveerá el nombre completo legal como beneficiario.

Se trata generalmente de una síntesis o un título que identifica el material como por ejemplo, "Correspondencia de B. Mitre a Sarmiento", o "Documentos de la primera Iglesia en Buenos Aires" y es escrito por el personal del repositorio con su ayuda.

 El repositorio puede necesitar ser más específico en la descripción de los materiales a través de una lista más detallada antes de realizar el acuerdo.

En esta sección, el donante acuerda formalmente la transferencia legal de la propiedad y de la custodia física de los materiales, incluidas futuras donaciones al repositorio.

El contrato especificará una fecha (por lo general cerca de la firma del contrato o cerca de la transferencia física del material al repositorio) cuando los materiales se convertirán en propiedad legal del repositorio. Se los organizará y cuidará, empleando el mejor criterio profesional de su personal y de acuerdo a standards internacionales y a los objetivos y misión de la institución.

Los repositorios prefieren aceptar materiales a través de la transferencia de su propietario. El costo de su almacenaje, preservación y acceso para el investigador es muy alto, de modo que los repositorios pueden afrontarlo, sólo con los materiales propios.

Mientras el personal profesional del repositorio revisa los materiales que usted donó, podría haber alguna razón para cambiar de soporte a algunos o a todos ellos. Materiales para ser preservados por mucho tiempo o muy frágiles, de pronto, puede llegar a ser unarazón básica para ser microfilmados o fotocopiados para el uso de investigadores. A no ser que usted opine lo contrario, en el contrato de donación (cuando usted transfiere la propiedad legal de sus materiales al repositorio) usted acuerda que el personal puede tomar decisiones de cambiar de forma.

El representante del repositorio discutirá con usted la forma en que su colección será trasportada al mismo.

Una misión esencial de los repositorios es hacer que su colección sea abierta y accesible para el uso de investigadores. Esto es posible gracias a que la mayoría de los donantes no limitan el acceso a los materiales que ellos donan. Puede haber ocasiones, no obstante, en las que un donante o repositorio siente que es apropiado restringir el acceso a todo o una parte de los materiales por un período de tiempo limitado claramente establecido.

Si los materiales que usted dona contienen documentos como por ejemplo, de estudiantes, impuestos a las ganancias, documentos médicos o de casos legales relacionados con terceros (esto es, a individuos que no sea usted o sus inmediatos ancestros o a organizaciones distintas a aquella cuyos documentos han sido donados), se podrían aplicar leyes de privacidad provinciales o nacionales. Si sabe que tales materiales existen, hágalo saber al representate del repositorio. Si esos materiales son encontrados por el repositorio durante el período de catalogación, el representante del repositorio discutirá esto con usted.

Si sus inquietudes van más allá de estos tipos de materiales, explíqueselo al representante y sea lo más específico posible cuando trata sobre estas restricciones. Si es necesario, el representativo trabajará con usted para llegar al lenguaje adecuado para expresar la restricción que le sea aceptable y pueda ser aplicable para el repositorio.

Cuando firma el contrato de donación, transfiere el derecho legal de los materiales que quiere donar. Los derechos de propiedad intelectual (básicamente copyright pero incluyendo marcas y derechos de patentes) pueden ser también transferidos legalmente por el contrato de donación. El copyright pertenece generalmente al creador de los escritos u otros materiales originales ( tales como fotografías o música). Los donantes son alentados a transferir todos los derechos que tienen sobre los materiales donados al repositorio; este pedido es hecho para hacer más fácil a los investigadores el uso de citas bibliográficas de estos documentos en sus trabajos.

Si desea retener toda o una parte de los derechos de propiedad intelectual que posee, puede incluir tal disposición en el contrato. Usted y el representante deberían acordar una fecha después de la cual los derechos serán transferidos automáticamente al repositorio.

Usted no está habilitado a transferir derechos de propiedad de trabajos de otras personas que hayan sido encontrados en los materiales que donó. Estos trabajos podrían incluir documentos como cartas escritas a usted por otros.

Durante el proceso de ordenamiento y descripción de los materiales que donó, el personal del repositorio retendrá material substancial de valor histórico permanente y pondrá aparte aquellos sin valor para la colección o duplicados. El repositorio necesita una guía para manejar estos materiales separados. Usted puede elegir que el repositorio se deshaga de ellos en la forma que considere apropiado. Esto generalmente implica su destrucción o descarte de duplicados o materiales sin valor histórico y su transferencia a otros repositorios. Usted puede, sin embargo, preferir que los mismos le sean devueltos. Deberá discutir sus opciones con el representante del repositorio y llegar a un acuerdo que quede establecido en el contrato de donación.

Los repositorios varían ampliamente en la clase de materiales que ellos coleccionan, los usuarios que atienden y los espacios en los cuales preservan sus materiales y los hacen accesibles a investigadores. Como resultado, un repositorio puede requerir o permitir que el contrato de donación contenga párrafos relacionados con un amplio rango de otros temas. Si usted tiene alguna duda o preocupación acerca de qué está o no incluido en el contrato de donación, es muy importante que exponga esto al representante del repositorio antes de firmar el acuerdo. Si bien es posible que un repositorio no pueda concretar algún pedido especial es mejor asegurarse que todos los temas relevantes hayan sido discutidos.

Los donantes de materiales históricos son individuos u organizaciones que entregan materiales a repositorios, archivos, sociedades históricas o bibliotecas con colecciones especiales. Los materiales donados incluyen generalmente escritos y archivos que documentan vidas personales, historia familiar o la historia de las organizaciones tales como empresas y grupos religiosos. Los repositorios son administrados por archivistas profesionales o bibliotecarios quienes son responsables de la organización de los materiales, su preservación y de hacerlos accesibles para su estudio.

La relación entre usted , como donante y el repositorio debe estar basada en el entendimiento mutuo y la habilidad del repositorio por llevar adelante su misión y responsabilidades. Los potenciales donantes y el representante del repositorio deberían revisar los materiales ofrecidos en donación y discutir las políticas y procedimientos del repositorio relacionados con el cuidado y uso de los materiales. Si ambas partes acuerdan que el repositorio es un lugar apropiado para su preservación, ellos completan y firman el contrato de donación.

El contrato de donación es un acuerdo formal y legal que transfiere la pertenencia y los derechos legales del material a ser donado. La consumación del contrato favorece los mejores intereses del donante y repositorio. Después de discutir y revisar la variedad de elementos del contrato, es firmado por el donante o agente autorizado del donante y un representante autorizado del repositorio. La firma del contrato de donación establece y gobierna la relación legal entre el donante y repositorio y el estado legal del material.

Es muy importante firmar el contrato de donación tan pronto como usted y el representante hayan discutido y acordado sobre sus disposiciones. Pocos repositorios aceptarán una colección sin una firma en el contrato de donaciones. Si fuera necesario, se pueden hacer correcciones en el contrato si ambas partes lo acuerdan. Las correcciones serán firmadas y fechadas por el donante y el representante del repositorio.

El contrato de donación confirma una relación legal entre el donante y repositorio que está basada en la confianza y entendimiento mutuo. Esta relación asegura que los materiales que usted ha donado, los cuales ayudaran a iluminar nuestro pasado, serán preservados y accesibles para futuras generaciones.